Tietosuojailmoitus

Taideyliopiston ylioppilaskunnan tietosuojailmoitus

Tämä tietosuojailmoitus on EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679) mukainen tiedote rekisteröidyille heidän henkilötietojensa käsittelystä.

Tietosuojailmoitus löytyy pdf-muotoisena täältä.

1 Rekisterinpitäjä

Taideyliopiston ylioppilaskunta (jäljempänä myös ”Ylioppilaskunta”)

Y-tunnus 0473947-8
PL 36, 00097 Taideyliopisto
taiyo-toimisto@uniarts.fi
puh. 040 710 4298

Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Pääsihteeri Ville Sinnemäki
taiyo-paasihteeri@uniarts.fi
puh. 040 710 4296

2 Tietosuojavastaava

Asiantuntija Antti Orava PL 1, 00097 Taideyliopisto
tietosuoja@uniarts.fi
puh. 050 358 8681

3 Mitä tietoja ylioppilaskunta kerää ja miksi

Taideyliopiston ylioppilaskunnalla on useita erillisiä henkilörekistereitä, joihin tallennetaan ylioppilaskunnan nykyisten ja entisten jäsenten ja toimihenkilöiden sekä tietyissä tapauksissa muiden ylioppilaskunnan kanssa asioivien henkilöiden henkilötietoja. Tallennettavia tietoja ovat rekisteristä riippuen nimi; opiskelijanu- mero; syntymäaika; sähköposti; puhelin; koulutusohjelma, akatemia tai yksikkö; tehtävä(t) ylioppilaskunnassa, Taideyliopistossa tai yhteistyötahoissa sekä yli- oppilaskunnan edustajistovaalien järjestämiseen tai palveluiden tarjoamiseen liittyvät muut tiedot. Tiedot eivät sisällä henkilötietolain mukaisia arkaluontoi- sia tietoja tai EU:n tietosuoja-asetuksen artiklan 9 mukaisia erityisiä tietoja.

Tietoja kerätään ylioppilaskunnan edustajistovaalien järjestämisen ja yliopisto- hallinnon opiskelijaedustajien valinnan mahdollistamiseksi, yhteyden pitämiseksi ylioppilaskunnan toimijoihin, alumneihin ja yhteistyötahoihin sekä ylioppilas- kunnan palveluiden tarjoamiseksi jäsenille ja tietyissä tapauksissa myös muille. Tietojen keräämisen oikeusperusteena ovat lakisääteinen velvoite (EU:n tieto- suoja-asetuksen artikla 6.1 c) erityisesti edustajistovaalien kohdalla, julkisen vallan käyttö (artikla 6.1 e) hallinnon opiskelijaedustajiin liittyvissä asioissa sekä suostumus (artikla 6.1 a) tai oikeutettu etu (artikla 6.1 f) muissa tapauksissa.

Ylioppilaskunnan ylläpitämät henkilörekisterit sekä niiden sisältämät tiedot ja tietojen keräämisen tarkoitus oikeusperusteineen on yksilöity sivulla 4 olevassa taulukossa. Taulukossa lueteltujen varsinaisten henkilörekisterien lisäksi henkilö- tietoja voi esiintyä myös ylioppilaskunnan päätösasiakirjoissa ja niiden liitteissä (henkilöä koskevat päätökset tai osallistuminen päätöksentekoon) sekä muissa arkistoitavissa asiakirjoissa (toimintakertomukset, sopimukset, henkilön ylioppi- laskunnalle toimittamat asiakirjat ym.).

4  Ketkä ylioppilaskunnassa käsittelevät tietoja ja miten niitä säilytetään

 

Ylioppilaskunnan henkilörekistereihin tallennettuja henkilötietoja käsittelevät pääsääntöisesti ylioppilaskunnan toimihenkilöt sekä rekisteristä riippuen myös ko. asiaan liittyvään päätöksentekoon tai toiminnan järjestämiseen osallistuvat luottamushenkilöt (hallituksen jäsenet taikka edustajistovaalien kohdalla keskus- vaalilautakunta ja vaalilautakunnat). Tietoja käsittelevät aina vain sellaiset tahot, joiden kohdalla se on asiaan liittyvän päätöksenteon tai toiminnan järjestämisen kannalta tarpeellista.

Tietoja käsitellään huolellisesti ja käsittelyn turvallisuus on pyritty varmistamaan arvioituun riskitasoon nähden tarkoituksenmukaisella tavalla. Tietoja säilytetään virtuaalisella palvelimella, jonka fyysisen sijainnin tilaturvallisuus on riittävällä ta- valla varmistettu. Palvelimen käyttöön ovat oikeutettuja ainoastaan ne ylioppilas- kunnan toimi- ja luottamushenkilöt, joilla tehtävänsä puolesta on oikeus käsitellä henkilötietoja, ja kullakin käyttäjällä on järjestelmään oma käyttäjätunnus ja sala- sana. Tietojen luottamuksellisuus on turvattu salatulla tietoliikenteellä. Edustajis- tovaalien vaaliluetteloa säilytetään lisäksi paperitulosteina äänestyspaikoilla, ja valikoituja tietoja eri rekistereistä voidaan rekisteröidyn suostumuksella pitää nähtävillä myös julkisessa tietoverkossa ja/tai fyysisellä ilmoitustaululla. Kaikkia tietoja säilytetään niin kauan kuin se henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista.

Ylioppilaskunnan ylläpitämien henkilörekisterien tietojen käsittelijät, säilytys- tavat ja säilytysajat on yksilöity sivulla 4 olevassa taulukossa.

5  Mistä ylioppilaskunta saa ja kenelle se luovuttaa tietoja

Ylioppilaskunnan henkilörekistereissä olevat tiedot saadaan ensisijaisesti rekis- teröidyiltä itseltään sekä erityisesti edustajistovaalien järjestämiseen ja hallinnon opiskelijaedustajien nimeämiseen liittyvissä asioissa myös Taideyliopiston opis- kelijarekisteristä. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tieto- suojailmoituksessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tie- tojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.

Ylioppilaskunta käyttää joidenkin henkilötietojen käsittelyyn sen lukuun toimivia alihankkijoita. Ylioppilaskunnan talous- ja palkkahallinto on ulkoistettu ulkopuo- liselle palveluntarjoajalle, jonka hallinnoimalle ja suojaamalle palvelimelle henki- lötietoja tallennetaan. Rekisteröityjen tietosuojasta on huolehdittu laatimalla ali- hankkijoiden kanssa henkilötietojen käsittelysopimukset. Lisäksi ylioppilaskunta voi rekisteröidyn omalla suostumuksella luovuttaa tietoja Opiskelijarekisteri Jolla Oy:lle ja Oy Frank Students Ab:lle opiskelijastatuksen varmistamista ja opiskelija- kortin painamista varten. Muilta osin ylioppilaskunta ei luovuta rekisteritietoja ulkopuolisille tahoille.

6  Tietojen siirto ja automaattinen päätöksenteko

Ylioppilaskunta voi siirtää henkilötietoja niiden käsittelyä varten myös Euroopan talousalueen ulkopuolelle edellyttäen, että EU:n komissio on katsonut kyseisen maan tietosuojan tason riittäväksi tai että Yhdysvaltojen kohdalla kyseinen yritys on nk. Privacy Shield -listalla.

Ylioppilaskunta ei hyödynnä henkilötietojen käsittelyssä EU:n tietosuoja-asetuk- sen tarkoittamaa automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

7  Mitkä ovat rekisteröityjen oikeudet

 

Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy häntä itseään koskeviin henkilörekisteriin tallennettuihin tietoihin ja vaatia virheellisten tietojen oikaisua tai puutteellisten tietojen täydentämistä. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia häntä koskevien tietojen poistamista (ns. oikeus tulla unohdetuksi), ellei ko. tietojen käsittely ole tarpeen esim. rekisterinpitäjää koskevan lakisääteisen velvoitteen noudattami- seksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten.

Rekisteröidyllä on oikeus saada häntä koskevat tiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, esimerkiksi taulukkomuodossa. Tiedot pyritään toimittamaan viivytyksettä, kuitenkin viimeistään kuukauden sisällä pyynnöstä. Mikäli rekisteröidyn esittämät pyynnöt ovat luonteeltaan tois- tuvia, ylioppilaskunnalla on oikeus periä tietojen toimittamisesta maksu.

Rekisteröidyllä on oikeus tietyissä EU:n tietosuoja-asetuksessa eritellyissä tilan- teissa vastustaa häntä koskevien tietojen käsittelyä tai pyytää niiden rajoitta- mista. Jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta, hänellä on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, joka Suomessa on tietosuoja- valtuutettu.

Tässä tietosuojailmoituksessa kuvattua henkilötietojen käsittelyä koskevat yh- teydenotot ja kysymykset voi esittää kohdassa 1 mainitulle ylioppilaskunnan yhteyshenkilölle. Rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt tulee esittää kirjal- lisesti kohdassa 2 nimetylle tietosuojavastaavalle.

8  Tähän tietosuojailmoitukseen tehtävät muutokset

Mikäli ylioppilaskunta muuttaa tätä tietosuojailmoitusta, muutokset merkitään ilmoitukseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, niistä voidaan tie- dottaa myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai ylioppilaskunnan verkkosi- vuilla. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti ylioppilaskunnan verkkosivuilla ja huomioitte mahdolliset muutokset tietosuojailmoituksessa.

 

Taideyliopiston ylioppilaskunnan ylläpitämät henkilörekisterit

* Pakollinen tieto suostumukseen perustuvissa rekistereissä